Но сначала небольшая
предыстория. Около 15 лет назад, я работал как настоящий Папа Карло.
Мне начинало казаться, что в сутках больше 24 часов. И дело совсем не в
том, что мне хотелось столько много работать. Я работал по 9-10 часов в
сутки, включая выходные.
При этом даже не могу сказать, что это
мне сильно помогало. Еженедельно проходило совещание сотрудников, и я
сразу пытался прятаться за чужие спины. Это конечно не помогало, когда
начинали обсуждать результаты работы, то на каждом совещании, без
исключения, называли мою фамилию, и начинали «прорабатывать». Претензии
к моей работе были как по срокам выполнения, так и по качеству. Я уже
начал думать о том, что я ничего не умею и не могу в этой жизни.
Немаловажно то, что в тот момент, без профильного образования, я не мог
найти другую работу.
Тогда я взял и купил книгу по тайм -
менеджменту. В ней говорилось примерно следующее: Составьте список дел,
определите, какие из них важные, а какие второстепенные, и начинайте
делать дела, начиная с самого важного. А еще 20 процентов работы выдает
80 % результата.
Я честно пытался следовать данному плану на
протяжении двух месяцев. Но реального результата достигнуто мной не
было. Дело в том, что данная методика во многом рассчитана на
работников среднего и высшего звена. А я был в том время обыкновенным
исполнителем.
Сами подумайте, как может наемный работник,
выбирать: вот это задание я буду делать, а это не буду. Долго ли он
останется на работе? Конечно, некоторые задания являются более
срочными, чем другие, но срочность и важность - это разные понятия. Но
сказать, что со следующего дня я буду делать 20 % работы, а остальную
не буду – это уже слишком.
В общем, пытался я составлять
ежедневно план, выделять в нем важные дела, и делать в порядке
важности. Я сразу скажу – это психологически очень тяжело. Если не
верите, попробуйте, хотя бы неделю так работать. А самое главное, я не
почувствовал особого снижения нагрузки даже через 2 месяца такой
работы. Как работал рабочий день с переработками, так и продолжал
работать. Как работа была с большим нервным напряжением, так и
осталась. Добавилось только еще дополнительной работы - необходимости
работать по ежедневнику, делая дела в порядке важности. В чем тогда
смысл такого тайм - менеджмента?
Тогда я стал письменно
анализировать свою работу. Я завел тоненькую тетрадку, в которой
записывал свои ошибки и сведения о том, как лучше нужно выполнять
работу. Вот с такой маленькой тетрадки и начался мой путь к тому, что я
стал работать не 9-10 часов в день, а в среднем 3-4 часа, не больше.
Оказывается, что не нужно утром думать о списке дел. Нужно анализировать свою работу по соответствующей системе.
Приведу элементарный пример, чтобы не углубляться в специфические вопросы. Этот пример реально был в моей жизни.
Передо мной стоит следующая задача. Из Мэрии пришло письмо. Необходимо написать ответ и отнести.
Вроде все просто. Начинаем делать. Пишем письмо. Подписываем у руководителя. Идем в бухгалтерию, ставим печать.
Несем в Мэрию. Жаль, но сегодня в Мэрии неприемный день. Возвращаемся обратно.
Второй раз несем в Мэрию, стоим в очереди, письмо не принимают, так как нет ссылки на номер письма, на которое дается ответ.
Пишем
письмо второй раз. Идем к руководителю, подписываем. Идем в
бухгалтерию, главного бухгалтера нет на месте. Главный бухгалтер
появляется, ставим печать. К сожалению, приемное время уже кончилось,
ждем следующего дня.
Третий раз идем в Мэрию, стоим в очереди, сдаем письмо.
Через
3 недели, в приемной руководителя раздается звонок из Мэрии, хотят
переговорить по данному письму. Секретарь не знает, кто писал письмо,
поэтому соединяет с руководителем. Через 10 минут выясняется, что
исполнитель я. Выслушиваю все, что думают о моем профессионализме.
Оказывается, что необходимо донести часть реквизитов организации.
Пишем письмо с реквизитами, подписываем, ставим печать. Идем в Мэрию, сдаем.
Еще через неделю получаем ответ.
Не
удивительно, что в процессе такой работы, мне приходилось работать
много, и работа была нервная. Не каждый руководитель хорошо относится,
когда одно и то же задание переделывается по несколько раз.
Может быть, вы мне скажете, что у нас так не работают. У нас есть установленная форма бланка письма, и мы знаем приемное время.
Не
забывайте, что я привел данный пример только из-за его простоты. Если у
вас делаются письма на бланках организации, то это не значит, что вы
работаете без ошибок и переделок. Ведь если человек письменно не
анализирует свою работу, то он чаще всего не замечает свои ошибки, а
если замечает, то он забывает о них через несколько месяцев или лет.
В
90 % наших организаций, даже крупных, и системно выстроенных с самого
начала, люди совершают массу ошибок. Может быть не таких очевидных, но
он этого принципиально ничего не меняется. И дело даже не в самих
ошибках, а в том, что эти ошибки постоянно или периодически повторяются.
Давайте теперь посмотрим, что я пишу в свою тетрадь эффективности:
- Приемное время … отдела в Мэрии, понедельник и четверг с 9 до 13, телефон ХХХ, специалист Лариса Ивановна,
-
Если письмо пишется в ответ на другое письмо, то необходимо указывать
реквизиты первоначального письма, входящий номер и т.д., возможно
прикладывать копию.
- Внизу письма всегда необходимо указывать фамилию исполнителя и его телефон.
- Все письма необходимо делать на бланке, в котором указывать все возможные реквизиты организации.
Теперь выполнение такой задачи сводится к следующему:
-
Пишем письмо на бланке, подписываем у руководителя, ставим печать в
бухгалтерии, указываем реквизиты письма, на которое дается ответ,
указываем исполнителя,
- В приемное время сдаем письмо в Мэрию,
- Через неделю забираем ответ.
Сколько
по времени отличаются первый и второй вариант поведения? В среднем на
первый вариант поведения затрачивается 4 часа, а на второй 12 часов. Вы
представляете, в три раза отличаются по временным трудозатратам разные
варианты поведения. И не менее важное – это снижение нервной нагрузки и
увеличения самоуважения.
В первом варианте поведения на бесполезную работу ушло 8 часов. Огромное время. Сколько можно отдыхать!
Вот
где оказался кладезь снижения нагрузки! Нужно просто избегать ошибок,
при выполнении работы. И второе – если работа имеет несколько вариантов
поведения, различающихся по трудозатратам, нужно зафиксировать, какой
из вариантов наилучший, и действовать только в соответствии с ним.
Каждая
запись в тетради эффективности – это десятки часов в год работы. Иногда
очень тяжелой работы. Ведение тетради эффективности есть 20 %, которые
дают 80 %. Помните об этом.
Да, многие люди говорят мне, что они
и так помнят свои ошибки, и их не повторяют. Поэтому нет смысла их
записывать и анализировать. Я думаю, что это самое глубочайшее
заблуждение. И это заблуждение мешает вам работать меньше, и с меньшей
нервотрепкой. Человек помнит в лучшем случае несколько десятков своих
возможных ошибок, и вариантов эффективного поведения. Еще сотни
остаются неосознанными, либо забываются.
Скажу вам честно,
пример, который я вам привел с письмом, повторился примерно в том же
варианте, где-то через 8 месяцев. Только после этого я занес его в
тетрадь эффективности. Очень смешно вспоминать сейчас, как опять
позвонили из Мэрии, не мне, а руководителю, только из-за того, что на
письме не было телефона исполнителя. Тогда это мне не казалось смешным.
Даже грубые ошибки повторяются через несколько месяцев или лет. Что
говорить о мелких. Итого:
Одной из главных причин того, что человек много работает, является то, что он допускает много одних и тех же ошибок.
Вторая
причина неэффективности работы в том, что человек иногда делает работу
хорошо, но не фиксирует это лучший вариант работы. В другие разы он
может сделать работу по-другому, то есть более трудозатратным способом.
Когда
я стал периодически заполнять свою тетрадь эффективности, то уже через
2 месяца я стал работать в среднем по 6 часов в день, а не по 9-10, и
перестал выходить на работу в выходные дни.
К сожалению, этот
метод, в такой простой вариации, работает примерно до 20-40 записей.
При большем количестве записей ведение тетради начинает надоедать, и
начинает казаться, что ошибочных вариантов поведения практически нет.
Это не так. Тетрадь эффективности еще поможет вам работать как минимум еще на 30 % меньше. Как это сделать в следующей части.
Я
не раз размышлял, не связано ли то, что большинство работников, через
2-3 года работы, останавливается на планке 6 часов в день, когда
начинающим нужно 8-10 часов в день, чтобы выполнить работу.
Почему
не 3 часа в день, или может быть еще меньше. Мне кажется, что причина
как раз в том, что за 2-3 года, человек осваивает как раз 20-40
вариантов эффективного поведения. Они могут сохраниться в его памяти. Но когда хочется работать еще меньше, то они этого
уже в подавляющем большинстве уже не могут, кроме может быть отдельных
людей, у которых есть природные способности к такой работе.
Однако это рубеж можно перейти. Об этом в следующих частях.
Я
уверен, что любой человек, в течение года может так научиться работать,
что он будет работать 3-4 часа в день, выполняя при этом полностью свои
рабочие обязанности. У меня получилось именно так и не один раз. Я стал
работать по 3-4 часа в день, при этом вышел про производительности на 2
место из 20 человек. (Этого я правда не хотел, так получилось само
собой).
Попробуйте применять в своей жизни тетрадь эффективности, и у вас будут такие же результаты.
С уважением. Ведущий семинаров Инвестиционной школы «Реализатор», Рашид Аухатович Гайнетдинов.